プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールは分けて使おう! 書評「クラウド時代のタスク管理の技術」

公開日: : 最終更新日:2014/01/06 タスク管理

Photo by dbloete

    

こんにちは。プロジェクト管理ツールにはOmniFocusを使っているアキオ(@akio0911)です。

佐々木正悟さんクラウド時代のタスク管理の技術を読み終わりました。

とても面白い本だったので、紹介したいと思います。

    

タスクに関することは頭の中でやらない

著者は本書の冒頭で、以下のように述べています。

本書で言いたいことを一言で言えばこうです。

頭でタスクを管理しない

ただこれにつきます。

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.14より引用

    

「今やっていること」と「次にやること」と「近い将来の見通し」はいつでもクラウド上のツールを見れば確認できるようにする。次にやることはそこに書いてあります。そうでなければいけません。

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.15より引用

    

「今これをやれば翌日には本当に楽になるのか?やらないと翌日はとても厳しくなるか?」に対する答えをいつでも知りたいと、ずっと思っていました。

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.21より引用

   

そして、上記の状態を作り出すために著者が編み出したクラウドツールの使いこなし方が、本書では詳しく解説されているのです。

    

タスク管理システム

一般に「タスク管理ツール」と呼ばれているものを愛用している人は「これ1つで十分のはずだ」とおっしゃるかもしれません。でも私はそうは思いません。実行時に助けとなる「タスク管理ツール」と、より大きなプロジェクトをプランニングするための「プロジェクト管理ツール」は分けたほうが無難です。分けることで運用上の手間は発生します。しかし一緒にしてもそれなりの手間は発生するのです。そして仮に「タスク管理ツール」と「プロジェクト管理ツール」を一緒にしたところで、タスクに関わるすべてのツールを一元化することはできません。

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.39より引用

    

僕もプロジェクト管理ツールとしてOmniFocusタスク管理ツールとしてExcelを使っていますが、これらは分けた方が良いと僕も思います。

まだ分けていないという方は、ぜひクラウド時代のタスク管理の技術を読んで、その理由に触れてみて下さい。

    

時間帯毎にタスクの手がけやすさは変化する

・特定の時間帯にモチベーションが最大になるタスクが多い
・特定の時間帯に難しい仕事を集中させるべきではない

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.65より引用

   

僕も基本的には午前はクリエイティブなタスクをこなし、午後はルーチンワークや事務処理などを行うようにしていますが、プロジェクト管理ツールだけを使っていると、こういった時間のデザインは困難です。

個々のタスクを、手がけやすい時間帯に配置するために、タスク管理ツールは必要なのです。

    

小分けにする

プロジェクトを小分けにしてタスクに日付を与えたことで、書棚の整理がうまくいった実例を紹介しましょう。

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.105より引用

    

部屋の整理や書棚の整理などは作業量が多く、着手前から気が重くなるプロジェクトですが、タスクを小分けにして毎日少しずつ片付けていくことでプロジェクトがスムーズに進んだ例が写真やスクリーンショット付きで載っています。

    

タスク管理システム運用の実例

本章では私自身が、タスク管理システムを用いて1日のタスクをどのように処理しているかを、細かく解説していきます。

「クラウド時代のタスク管理の技術」 p.182より引用

     

著者である佐々木さんが日々どのようにタスク管理システムを運用しているのかを、豊富なスクリーンショットをまじえながら解説しています。

これを読むと、タスク管理システムがどのように機能するのかがしっかりとイメージできます。必見です。

    

まとめ

プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールは分けて使おうというのは、目から鱗の使いこなし方だと思います。

ぜひ本書を読んで、タスク管理システムの威力に触れてみて下さい。

    

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